Что формируется и как это проверяется
Бухгалтер транспортной компании обычно собирает документ заново: открывает карточку клиента за реквизитами, рейс за датами и суммами, переписку за условиями. В системе эти данные уже лежат в одном контуре вокруг рейса, поэтому счёт, коммерческое предложение, договор-заявка и АВР собираются из них без повторного ввода. До выпуска документ проходит проверки: оплата, реквизиты, дубли и правила компании. Если что-то не сходится, документ не уходит молча: система показывает причину.
Готовый результат выдаётся как PDF или запись в государственной системе, а правильность счёта и АВР подтверждает человек. После того как АВР подписан второй стороной, ЭСФ создаётся автоматически: это тот случай, когда ручное действие не добавляет смысла и только задерживает закрытие месяца. Документов в пакете 5: счёт, коммерческое предложение, договор-заявка, АВР и ЭСФ. Проверок до выпуска 4: оплата, реквизиты, дубли и правила компании. После подписания АВР второй стороной ЭСФ уходит в тот же 1 рабочий день.
Замер «до» занимает неделю: считаем, сколько минут уходило на счёт и акт руками, и сравниваем через 3 месяца. Комплект по рейсу собирается за 1 рабочий день, а проверка реквизитов занимает меньше минуты, а закрытие месяца перестаёт зависеть от одного свободного человека в бухгалтерии. Счёт по согласованной заявке готов в пределах 1 часа, комплект по рейсу собирается за 1 рабочий день, а пилот на документах идёт до 3 месяцев.
Техника, по рейсам которой выпускаются эти документы, — от 1,5 до 40 тонн, а ЭСФ уходит в тот же 1 рабочий день после подписания АВР. Каждый документ выходит сразу в трёх видах: PDF для печати, таблица в том же бланке, которым пользуется бухгалтерия, и страница на домене на двух языках, ссылку на которую можно просто отправить клиенту.
Перед выпуском акта система проверяет четыре вещи, на которых обычно спотыкаются: есть ли у клиента БИН из 12 цифр, не проставлен ли НДС там, где его быть не должно, тем ли юридическим лицом выставляется документ и сходится ли сумма строк с суммой счёта. Состав рейсов в акте ограничен 256 символами, и когда список не помещается, он сокращается тремя ступенями, от полного перечня до «столько-то рейсов за период, итого», а не обрезается посередине слова.
Двойное выставление закрыто тремя независимыми проверками: по журналу государственной системы, по реестру сайта и по собственному журналу агента. Ключ электронной подписи при этом не покидает компьютер владельца. Отдельно устроен разбор переписки в коммерческое предложение: он идёт целиком в браузере, потому что переписка это персональные данные, и цену не выдумывает.
Если в тексте нет суммы, позиция выходит с пометкой «уточняется», а числа вне диапазона от 5 000 до 5 000 000 ценой не считаются, иначе БИН или номер дома однажды станет стоимостью рейса.
Как это выглядит в системе
Сколько стоит Документы перевозки
Цена по запросу. Пилот абсолютно бесплатный: не пробный период с ограничениями и не демонстрация, а работа системы на ваших реальных рейсах до 3 месяцев. Стоимость подписки называем после него, когда видно, какие процессы вы передали системе и сколько у вас заявок и рейсов в месяц. Для сравнения порядка величин: отраслевые системы на этом рынке стоят от 20 до 40 евро за пользователя в месяц.
Назовите задачу и сроки, рассчитаем и ответим с цифрой.
Узнать ценуЧто входит: документы перевозки
- Счёт на оплату из данных заказа
- Коммерческое предложение по тарифам компании
- Договор-заявка, связанный с конкретным рейсом
- АВР из данных выполненного рейса
- ЭСФ автоматически после подписания АВР второй стороной
- Проверки до выпуска: оплата, реквизиты, дубли, правила компании
- КП и счёт прямо из переписки с клиентом
- Тарифы всех услуг отдельным справочником
- Три артефакта на документ: PDF, таблица в бланке бухгалтерии и страница на двух языках
- Четыре проверки перед актом: БИН, НДС, юрлицо, сходимость сумм
- Состав рейсов сокращается тремя ступенями, а не обрезается посередине
- Тройная защита от повторного выставления счёта-фактуры
- Ключ электронной подписи остаётся на компьютере владельца
- Разбор переписки в браузере: цену без источника ставит как «уточняется»
Почему Документы перевозки заказывают у нас
Почему нам можно доверить документы перевозки
- Реальная организация: ИП Gruzovozi · г. Алматы, пр. Алтынсарина, 8 · БИН/ИИН 890901302375
Как заказать: документы перевозки
- Оставляете заявку: коротко описываете, что сейчас отнимает время, например заявки, расчёт, документы или сверка.
- Разбираем ваш процесс и замеряем, сколько он занимает сегодня: время, ошибки, объём ручной проверки.
- Настраиваем систему под ваши тарифы, классы машин и исключения и включаем её в один процесс.
- Сравниваем результат с замером «до» и решаем вместе, что передавать системе дальше.
Вопросы и ответы
Какие документы формирует система?
Счёт, коммерческое предложение, договор-заявку, АВР и ЭСФ. Все они собираются из данных заказа: реквизитов, рейсов, сумм и дат, которые уже есть в системе.
ЭСФ выписывается автоматически?
После подписания АВР второй стороной ЭСФ создаётся автоматически. Правильность счёта и АВР перед этим подтверждает человек.
Что проверяется до выпуска документа?
Оплата, реквизиты, дубли и правила компании. Если что-то не сходится, документ не уходит молча: система показывает причину расхождения.
Документ можно поправить вручную?
Да. Система готовит документ и показывает основание, а человек подтверждает или правит его до отправки контрагенту.
Смотрите также
Заказать документы перевозки
Оставьте имя и телефон, свяжемся и уточним детали.
Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку имени и телефона, политика конфиденциальности.