ГрузовозыЧто формируется и как это проверяется
Бухгалтер транспортной компании обычно собирает документ заново: открывает карточку клиента за реквизитами, рейс за датами и суммами, переписку за условиями. В системе эти данные уже лежат в одном контуре вокруг рейса, поэтому счёт, коммерческое предложение, договор-заявка и АВР собираются из них без повторного ввода. До выпуска документ проходит проверки: оплата, реквизиты, дубли и правила компании. Если что-то не сходится, документ не уходит молча: система показывает причину.
Готовый результат выдаётся как PDF, а правильность счёта и АВР подтверждает человек. ЭСФ система не создаёт и не отправляет: счёт-фактуру выписывают в ИС ЭСФ. Документов в пакете 4: счёт, коммерческое предложение, договор-заявка и АВР. Проверок до выпуска 4: оплата, реквизиты, дубли и правила компании.
Замер «до» занимает неделю: считаем, сколько минут уходило на счёт и акт руками, и сравниваем на закрытии пилота. Комплект по рейсу собирается за 1 рабочий день, а проверка реквизитов занимает меньше минуты, а закрытие месяца перестаёт зависеть от одного свободного человека в бухгалтерии. Счёт по согласованной заявке собирается из самой заявки, а не набирается руками заново, комплект по рейсу собирается за 1 рабочий день, а пилот на документах идёт на этом одном процессе и закрывается на сравнении с замером «до».
Техника, по рейсам которой выпускаются эти документы, — от 1,5 до 40 тонн. Каждый документ выходит сразу в трёх видах: PDF для печати, таблица в том же бланке, которым пользуется бухгалтерия, и страница на домене на двух языках, ссылку на которую можно просто отправить клиенту.
Перед выпуском акта система проверяет четыре вещи, на которых обычно спотыкаются: есть ли у клиента БИН из 12 цифр, не проставлен ли НДС там, где его быть не должно, тем ли юридическим лицом выставляется документ и сходится ли сумма строк с суммой счёта. Состав рейсов в акте ограничен 256 символами, и когда список не помещается, он сокращается тремя ступенями, от полного перечня до «столько-то рейсов за период, итого», а не обрезается посередине слова.
Двойное выставление закрыто тремя независимыми проверками: по журналу государственной системы, по реестру сайта и по собственному журналу агента. Ключ электронной подписи при этом не покидает компьютер владельца. Отдельно устроен разбор переписки в коммерческое предложение: он идёт целиком в браузере, потому что переписка это персональные данные, и цену не выдумывает.
Если в тексте нет суммы, позиция выходит с пометкой «уточняется», а числа вне диапазона от 5 000 до 5 000 000 ценой не считаются, иначе БИН или номер дома однажды станет стоимостью рейса.
Как это выглядит в системе
Сколько стоит модуль «Документы перевозки»
Цена по запросу. За пилот мы денег не берём. Это обмен: с нашей стороны технология, с вашей стороны данные, на которых она становится точнее. Брать деньги за продукт, который мы ещё доводим, мы не считаем правильным. Когда версия станет полной, цену назовём отдельно и заранее.
Назовите задачу и сроки, рассчитаем и ответим с цифрой.
Узнать ценуЧто входит: модуль «Документы перевозки»
- Счёт на оплату из данных заказа
- Коммерческое предложение по тарифам компании
- Договор-заявка, связанный с конкретным рейсом
- АВР из данных выполненного рейса
- Проверки до выпуска: оплата, реквизиты, дубли, правила компании
- КП и счёт прямо из переписки с клиентом
- Тарифы всех услуг отдельным справочником
- Три артефакта на документ: PDF, таблица в бланке бухгалтерии и страница на двух языках
- Четыре проверки перед актом: БИН, НДС, юрлицо, сходимость сумм
- Состав рейсов сокращается тремя ступенями, а не обрезается посередине
- Тройная защита от повторного выставления счёта-фактуры
- Ключ электронной подписи остаётся на компьютере владельца
- Разбор переписки в браузере: цену без источника ставит как «уточняется»
- Закрытие АВР из Telegram-ассистента одной фразой
- Массовое закрытие счетов актами одной пачкой, с сухим прогоном
- Запрет закрывать документы без оплаты, подтверждённой выпиской
- Проверка оплаты по каждому счёту по банковской выписке перед закрытием акта
Как проверить, что это сработало
Почему Документы перевозки заказывают у нас
Почему нам можно доверить модуль «Документы перевозки»
- Реальная организация: ИП Gruzovozi · г. Алматы, пр. Алтынсарина, 8 · БИН/ИИН 890901302375
- Реальный перевозчик: Almaty Trans, действующая транспортная компания Алматы: парк 300+ машин от 1,5 до 40 тонн, более 100 000 заказов, работает с 2007 года, уже 19 лет.
- Реквизиты перевозчика: ИП Вечерковская Г.И. (Almaty Trans) · г. Алматы, ст. Заря, 20 · ИИН/БИН 611004400523
Как заказать: модуль «Документы перевозки»
Оставляете заявку
Коротко описываете, что сейчас отнимает время, например заявки, расчёт, документы или сверка.
Разбираем ваш процесс и замеряем, сколько он занимает сегодня
Время, ошибки, объём ручной проверки.
Настраиваем систему под ваши тарифы, классы машин и исключения и включаем её в один процесс
Сравниваем результат с замером «до» и решаем вместе, что передавать системе дальше
Вопросы и ответы
Какие документы формирует система?
Счёт, коммерческое предложение, договор-заявку и АВР. Все они собираются из данных заказа: реквизитов, рейсов, сумм и дат, которые уже есть в системе.
Система выписывает ЭСФ?
Нет. ЭСФ система не создаёт и не отправляет: счёт-фактуру выписывают в ИС ЭСФ. Правильность счёта и АВР подтверждает человек.
Как закрыть АВР через ассистента в Telegram?
Написать или надиктовать одну фразу: «клиент такой-то, закрой АВР на такую-то сумму». Ассистент найдёт незакрытые счета клиента и покажет, по каким есть оплата в выписке. Вы выбираете счёт, проверяете собранный акт и заносите его в реестр. Подпись ключом и сдача в ИС ЭСФ в продукте не подключены: в демо-кабинете этот шаг только имитируется.
Можно запретить закрывать документы без оплаты?
Да. Перед закрытием система всегда проверяет, есть ли оплата по счёту в банковской выписке, и показывает это рядом со счётом. Правилом компании можно запретить оформлять АВР, пока оплата не подтверждена выпиской. Если платежа нет, ассистент остановит оформление и скажет, что сделать сначала, например прогнать сверку выписки. Для отдельных клиентов можно сделать исключение.
Смотрите также
Заказать модуль «Документы перевозки»
Оставьте имя и телефон, свяжемся и уточним детали.
Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку имени и телефона, политика конфиденциальности.